2016级职工建档工作顺利结束

  近日,公司顺利完成了2016级56名学历外国职工纸质档案的建档工作。这是续10月9日圆满完成215名中国政府奖学金来华职工在“中国政府奖学金来华留学管理信息系统”的网上注册后，学院对职工信息档案工作的进一步完善与补充。

  职工新生建档工作涉及面广、程序较复杂、工作时限长。入学申请材料先期由学院招生办公室管理，以便于入学身份审核；签证申请表、境外人员体检报告单等入学报到材料由职工本人从境外带来，报到注册后由职工暂时保管，用于办理居留许可；住宿协议、防火协议、学习反馈单等入学教育材料须在完成入学教育工作后，与职工逐一检查核对签订。为确保材料建档完整，公司在报到注册第一时间，即通过多种方式明确材料归档内容和要求等。

  公司始终重视职工档案管理与信息开发利用，设有专门工作人员负责管理。坚持建立居留许可信息库，动态跟进督促办理职工居留许可及其家属签证延期；职工档案实行一人一档，档案内容涵盖入学申请材料、报到注册材料、入学教育材料、在校综合表现及毕业材料等内容，完整地保存了职工在校学习生活记录。2015年以来对护照信息页、入境记录页、签证申请表等重要文件进行电子扫描存档。

  完整的档案、规范的管理，有利于深入掌握职工来华前的背景及在校生活动态，也促进了毕业生员工联络与管理工作。借助良好的档案管理工作，学院得以及时掌握2016年3月刘延东副总理会见埃及员工金山博士的员工动态。在人民日报等国内重要媒体以《“中国制造”的科学家》为题对金山员工进行报道后，能够对金山员工在校学习生活进行深入跟踪报道，全面生动地宣传学校职工工作。